Magazinul, ERP-ul și facturarea nu comunică

Când magazinul online, ERP-ul (programul de gestiune: stoc, comenzi, facturi) și programul de facturare nu sunt legate, cineva mută datele de mână. Așa apar stocul greșit pe site, comenzile copiate de două ori și facturile refăcute. O integrare ERP leagă programele prin API (felul în care două programe își trimit date automat). Le păstrezi pe toate, doar că nu le mai alimentezi de mână.

Spune-ne ce te încurcăVezi magazinele Magento cu integrări

Cum circulă datele
Magazin onlineeMAGFacturareSPV (ANAF)ERPstoc, comenzicopiază comenzileactualizează stoculfacturează de mânăîncarcă facturileERPsursa de stocstoc și prețuricomenzistoc și prețuricomenzicomenzide facturate-Factura Magazin onlineeMAGFacturareSPV (ANAF)ERPstoc, comenzicopiazăcomenzileactualizeazăstoculfacturează de mânăîncarcă facturileERPsursa de stocstoc șiprețuristoc șiprețuricomenzicomenzi de facturate-Factura
Acum: între fiecare două programe stă un om care copiază datele.Cu sistemul: stocul și prețurile pleacă din ERP, comenzile și facturile vin înapoi singure.

Un client comandă de pe site un produs care apare în stoc. În ERP stocul e zero de ieri, dar site-ul se actualizează doar când cineva încarcă fișierul de prețuri. Comanda se anulează, clientul e nemulțumit. În paralel, un coleg copiază comenzile de pe eMAG în gestiune și emite facturile în alt program, apoi le încarcă în SPV (Spațiul Privat Virtual de la ANAF). Fiecare pas merge, dar toți depind de un om.

Ce arată datele

29,3%

dintre firmele din România cu cel puțin 10 angajați au un ERP

Sursa: Eurostat, 2025

1,24 miliarde

de facturi au trecut prin RO e-Factura doar în 2025

Sursa: ANAF, Raportul de performanță 2025

Șase semne că programele tale nu comunică

Răspunde cu „da” sau „nu”. Fiecare „da” e o legătură care lipsește între două programe.

  1. Stocul de pe site diferă uneori de cel din ERP sau din gestiune?

    Dacă e „da”: Stocul se actualizează prin fișiere sau de mână, nu la fiecare schimbare.

  2. Comenzile de pe site sau de pe eMAG le scrie cineva din nou în gestiune?

    Dacă e „da”: Comenzile nu ajung automat în ERP. E timp pierdut și un loc în care apar greșeli.

  3. Prețurile se schimbă în ERP, dar pe site rămân cele vechi zile întregi?

    Dacă e „da”: Lista de prețuri nu e legată de magazin.

  4. Facturile se emit în alt program și se încarcă separat în SPV?

    Dacă e „da”: Programul de facturare nu e legat de magazin sau de e-Factura.

  5. Afli că o factură a fost respinsă în SPV abia când te sună contabilul?

    Dacă e „da”: Nimeni nu urmărește răspunsul de la ANAF automat.

  6. Când un program se oprește, afli abia după câteva ore sau de la clienți?

    Dacă e „da”: Legăturile existente nu au alerte. Cad fără să observe nimeni.

De ce nu se vorbesc programele între ele

  • Programele au fost alese pe rând

    Magazinul a venit într-un an, ERP-ul în altul, programul de facturare după obligația e-Factura. Fiecare a fost ales bine pentru treaba lui. Nimeni nu a planificat de la început cum circulă datele între ele.

  • Legătura se face prin fișiere

    Exporturile din ERP în Excel, încărcate apoi în magazin, funcționează cât timp le face cineva. Dacă omul e în concediu, site-ul rămâne cu stocul de săptămâna trecută.

  • Codurile de produs nu se potrivesc

    Același produs are un cod în ERP, altul pe site și altul pe eMAG. Fără o regulă comună, nicio legătură automată nu știe ce produs să actualizeze.

  • Programele vechi nu au API

    Unele programe de gestiune nu au o interfață prin care alt program să le citească datele. Atunci legătura se face altfel, de exemplu prin baza de date sau prin fișiere preluate automat, la ore fixe.

  • Legăturile existente nu sunt urmărite

    O integrare făcută acum câțiva ani poate cădea după o actualizare a magazinului sau a ERP-ului. Fără alerte și fără un jurnal al schimburilor de date, problema se vede abia când se adună comenzile greșite.

Ce facem înainte să legăm ceva

  1. Pasul 1. Facem lista programelor și a datelor

  2. Pasul 2. Desenăm drumul unei comenzi

    De la clic pe site până la factura din SPV și la colet. Marcăm fiecare loc în care un om copiază sau verifică ceva de mână.

  3. Pasul 3. Verificăm ce se poate lega

    Citim documentația API a fiecărui program și testăm accesul. Dacă un program nu are API, căutăm altă cale și îți spunem riscurile ei.

  4. Pasul 4. Stabilim cine e sursa fiecărei date

    Stocul vine dintr-un singur loc, de obicei ERP-ul. Prețurile, la fel. Comenzile pleacă din magazin și de pe eMAG. Regula asta evită situația în care două programe se corectează unul pe altul la nesfârșit.

Integrare ERP cu magazinul, eMAG și e-Factura

Legăm programele pe care le ai deja, fără să te punem să schimbi vreunul. Fiecare dată are o singură sursă și circulă automat spre celelalte programe. Fiecare schimb de date se scrie într-un jurnal, iar când ceva nu merge, primește alertă un om din firmă și unul de la noi.

Exemple din proiectele noastre

Am legat un magazin Magento de ERP-ul firmei și de e-Factura: stocul și prețurile vin din ERP, iar comenzile se întorc acolo automat. Am construit și un magazin cu mai multe site-uri pe aceeași instalare, cu stoc comun.

Tehnologia: magazinele le construim pe Magento și pe WordPress cu WooCommerce. Legăturile între programe le scriem în Laravel sau direct în magazin, după caz.

Magazine Magento

  • Integrare API între magazin și ERP

    Stocul și prețurile pleacă din ERP spre magazin, la fiecare schimbare sau la intervale scurte, după ce permite ERP-ul. Comenzile pleacă din magazin spre ERP imediat ce sunt plasate, cu datele clientului și ale livrării.

  • Integrare eMAG

    Produsele, stocul și prețurile se trimit automat în contul de eMAG. Comenzile de pe eMAG intră în același flux ca cele de pe site, deci nu le mai copiază nimeni.

  • Integrare e-Factura

    Factura se emite din programul tău de facturare sau din ERP și se trimite automat în SPV. Răspunsul de la ANAF se citește automat. Dacă factura e respinsă, cineva din firmă primește alerta în aceeași zi.

  • Plăți și curieri

    Plata online confirmată marchează comanda ca plătită. Comanda pregătită generează automat documentul de transport la curier.

  • Magazine pe mai multe site-uri

    Dacă vinzi pe mai multe site-uri sau în mai multe țări, le legăm de același ERP. Fiecare magazin are prețurile și produsele lui, iar stocul e unul singur.

  • Unde ajută AI

    Un asistent AI poate potrivi codurile de produs diferite între programe și poate propune legăturile, pe care un om le aprobă. Poate citi și mesajele de eroare din SPV, ca să spună pe scurt ce trebuie corectat.

Cine se ocupă de integrare

Facem integrări și aplicații din 2015, cu peste 70 de proiecte de dezvoltare pentru peste 40 de firme.

  • Specialistul care îți analizează procesul desenează drumul comenzilor și al facturilor și stabilește sursa fiecărei date.
  • Dezvoltatorul scrie legăturile dintre programe și testele lor.
  • Administratorul de server se ocupă de serverul pe care rulează legăturile, de jurnale și de alerte.
  • Asistentul AI verifică zilnic jurnalele de schimb și semnalează ce arată ciudat, iar un om din echipă decide ce se face.

Ce se schimbă și când se vede

Începem cu legătura care consumă cel mai mult timp, de obicei stocul sau comenzile. O testăm întâi pe o copie a magazinului, cu date reale, ca să nu apară comenzi duble sau stocuri greșite pe site. Abia apoi o pornim pe magazinul live și o urmărim zilnic în primele săptămâni.

Diferența se vede din prima zi pe ce s-a legat: stocul se potrivește, comenzile apar singure în ERP. Celelalte legături se adaugă una câte una.

Prima versiune

de la 2.190 €

fără TVA

Durata
de obicei 4-8 săptămâni
Depinde de
câte programe sunt și dacă au API

Prețul exact îl spunem după ce vedem procesul.

Întrebări despre integrarea ERP

Ce înseamnă integrarea unui ERP cu magazinul online?

Înseamnă că magazinul și ERP-ul își trimit datele automat, fără să le copieze cineva. De obicei ERP-ul trimite stocul și prețurile spre magazin, iar magazinul trimite comenzile spre ERP.

Ce date se sincronizează și cât de des?

De obicei stocul, prețurile, produsele noi, comenzile, statusul lor și facturile. Stocul și comenzile se trimit la fiecare schimbare sau la câteva minute, după ce permite ERP-ul. Datele care se schimbă rar, cum sunt descrierile, se pot trimite o dată pe zi.

Pot păstra ERP-ul și programul de facturare pe care le am?

Da, de la asta pornim. Integrarea leagă programele existente. Îți propunem să schimbi un program doar dacă nu se poate lega în niciun fel și te costă mai mult să-l ții.

Cum se leagă e-Factura de magazin?

Factura pentru comanda din magazin se emite în programul de facturare sau în ERP. Apoi se trimite automat în SPV, prin interfața ANAF. Răspunsul de la ANAF se citește automat. Factura respinsă ajunge la cineva din firmă, cu motivul.

Ce se întâmplă dacă API-ul unui program cade?

Datele care nu au plecat se păstrează și se trimit din nou când programul revine. Primești o alertă, iar noi vedem în jurnal ce s-a oprit și de când.

Cât durează o integrare ERP?

Depinde de câte programe sunt, dacă au API și cât de curate sunt codurile de produs. O legătură simplă între un magazin și un ERP cu API merge mai repede decât un ERP vechi fără API. Prima legătură e gata de obicei în 4-8 săptămâni, cu testele pe o copie a magazinului.

Care e diferența dintre CRM și ERP?

ERP-ul (sistemul ERP) ține operațiunea firmei: stoc, comenzi, facturi, contabilitate. CRM-ul ține relația cu clienții: cereri, oferte, discuții. Pe pagina asta vorbim de ERP, pentru că el ține stocul și facturile.

Vezi diferențele pe larg

Probleme înrudite: Partenerii comandă pe telefon și pe WhatsApp · Clienții sună să întrebe de comandă · Leadurile se pierd între email, telefon și Excel

Spune-ne ce te încurcă

Spune-ne ce magazin, ce ERP și ce program de facturare folosești. Un dezvoltator verifică dacă se pot lega și îți spune ce legătură face cea mai mare diferență.

sau sună la 031 401 4100, luni-vineri, 09:30-17:30

Sună acum