Leadurile se pierd între email, telefon și Excel

Leadurile (cererile de la clienți noi) se pierd de obicei pentru că intră pe prea multe canale. Unele vin pe email, altele pe telefon, din formularul de pe site sau din Facebook, iar fiecare agent le ține în altă parte. Un sistem CRM (programul în care stau clienții, cererile și discuțiile cu ei) le adună într-un singur loc. Fiecare cerere primește un responsabil și un termen.

Spune-ne ce te încurcăVezi serviciul de dezvoltare CRM

Drumul unei cereri
EmailFormular siteTelefonFacebookWhatsAppCăsuța comunăCine e la birouExcelul agentuluinu o vede nimenirămâne pe telefonul unui agentdupă ofertă:niciun mementoCRMo singură listăResponsabilTermenEtapămemento dupăfiecare ofertă EmailFormular siteTelefonFacebookWhatsAppCăsuța comunăExcelul agentuluiCine e la birounu o vede nimenirămâne pe telefonulunui agentDupă ofertă: niciun memento.CRMo singură listăResponsabilTermenEtapăMemento după fiecare ofertă.
Acum: cererile ajung în trei locuri diferite, iar două canale nu ajung nicăieri.Cu sistemul: toate cererile intră într-o listă și primesc responsabil, termen și etapă.

Un client cere o ofertă pe formularul de pe site, vineri seara. Luni, emailul e îngropat sub alte 40. Agentul care a văzut cererea e în concediu, iar colegul lui nu știe de ea. Clientul nu mai revine. Nu află nimeni că firma a pierdut o vânzare, pentru că cererea nu a fost scrisă nicăieri.

Ce arată datele

13,9%

dintre firmele din România cu cel puțin 10 angajați folosesc un CRM

Sursa: Eurostat, 2025

de aproape 7 ori

mai multe șanse de o discuție reală când răspunzi în prima oră (1,25 milioane de cereri analizate)

Sursa: Harvard Business Review, 2011

Șase semne că pierzi cereri

Răspunde cu „da” sau „nu”. Fiecare „da” e un loc pe unde pot ieși cereri din firmă fără răspuns.

  1. Cererile intră pe mai mult de două canale (email, telefon, formular, Facebook, WhatsApp)?

    Dacă e „da”: Fiecare canal e o listă separată. Cineva trebuie să le adune de mână.

  2. Nu poți spune câte cereri ați primit luna trecută și câte au devenit comenzi?

    Dacă e „da”: Cererile nu sunt înregistrate nicăieri, deci nu poți vedea unde se pierd.

  3. Fiecare agent își ține clienții în emailul lui sau într-un Excel propriu?

    Dacă e „da”: Când pleacă un om sau intră în concediu, clienții lui rămân fără nimeni.

  4. Ți s-a întâmplat ca doi colegi să sune același client, sau niciunul?

    Dacă e „da”: Nu există o regulă clară despre cine preia o cerere.

  5. Afli de la clienți că nu i-a mai sunat nimeni după ofertă?

    Dacă e „da”: Nu există un termen și un memento pentru următorul pas.

  6. Ai deja un CRM, dar echipa lucrează tot în Excel?

    Dacă e „da”: Programul nu se potrivește cu felul în care lucrează oamenii, așa că îl ocolesc.

De unde se pierd cererile

  • Prea multe canale, fără un loc comun

    Formularul de pe site trimite un email într-o căsuță comună. Telefonul îl preia cine e la birou. Mesajele din Facebook le vede doar omul care administrează pagina. Fiecare canal funcționează, dar nimeni nu are lista completă.

  • Nimeni nu e responsabil de cerere

    Cererea ajunge la toți, deci la nimeni. Fără o regulă de alocare (pe zonă, pe produs, pe rând), fiecare presupune că a preluat-o altcineva.

  • Nu există un termen și un memento

    Agentul trimite oferta și așteaptă. Dacă clientul nu răspunde, nu îi amintește nimic să revină peste trei zile. Cele mai multe cereri pierdute nu sunt refuzate, sunt uitate.

  • Datele stau în capul oamenilor

    Istoricul cu un client e în emailul agentului și în memoria lui. Un coleg care preia clientul începe de la zero, iar clientul trebuie să explice totul din nou.

  • CRM-ul existent nu se potrivește cu procesul

    Multe firme au cumpărat deja un program CRM gata făcut. Dacă pașii din program nu seamănă cu pașii reali de vânzare, echipa îl completează doar de formă și lucrează tot în Excel.

Ce facem înainte să construim ceva

  1. Pasul 1. Desenăm drumul unei cereri

    Specialistul care îți analizează procesul vorbește cu oamenii care primesc cereri. Notăm fiecare canal, cine îl vede, unde se scrie cererea și ce se întâmplă după.

  2. Pasul 2. Numărăm, acolo unde se poate

    Ne uităm în căsuțele de email, în formularul de pe site și în fișierele de lucru. Vedem câte cereri au intrat într-o lună și câte au primit răspuns. Dacă datele nu există, îți spunem asta, nu le estimăm.

  3. Pasul 3. Vedem ce programe ai deja

    Un CRM vechi, un program de facturare, un ERP (programul de gestiune: stoc, facturi, contabilitate), formularul de pe site. Verificăm ce date au și dacă se pot lega între ele.

  4. Pasul 4. Îți spunem ce merită construit

    Primești o hartă a procesului, locurile pe unde se pierd cereri și propunerea noastră. Uneori ajunge o legătură între formular și un CRM pe care îl ai deja. Alteori e nevoie de un CRM construit pe pașii tăi.

Un sistem CRM construit pe felul în care vinzi

Construim CRM-ul pe pașii reali de vânzare ai firmei, nu pe un șablon. Fiecare cerere intră automat, de pe orice canal, și primește un responsabil după regulile tale. Agentul vede ce are de făcut azi, iar șeful de echipă vede toate cererile, pe etape.

Exemple din proiectele noastre

Am construit un CRM de cereri pentru o firmă cu mai mulți agenți de vânzări, cu alocare automată și o listă de lucru pentru fiecare agent. Am făcut și un CRM pentru o firmă de tratare a apei, în care cererile, vizitele și ofertele stau pe fișa aceluiași client.

Tehnologia: aplicațiile le construim în Laravel, iar formularele de pe site le legăm de CRM indiferent dacă site-ul e pe WordPress, pe Magento sau pe altă platformă.

Dezvoltare CRM: serviciul complet

  • Toate canalele într-un singur loc

    Formularul de pe site, emailul de vânzări și formularele din Facebook trimit cererile direct în CRM. Apelurile se notează din telefon, în câteva secunde. Nimic nu mai depinde de cine a fost la birou.

  • Alocare și mementouri

    Cererile se împart automat pe agenți, după zonă, produs sau încărcare. Dacă o cerere nu e preluată într-un termen stabilit de tine, primește o alertă șeful de echipă. După fiecare ofertă, sistemul îi amintește agentului când să revină.

  • Istoricul clientului, la un clic

    Emailurile, ofertele, apelurile și comenzile unui client stau pe fișa lui. Un coleg care preia clientul vede tot ce s-a discutat.

  • Legat de restul programelor

    CRM-ul se leagă prin API de programul de facturare, de ERP sau de magazinul online, ca datele să nu se scrie de două ori. Oferta pornește din CRM, iar comanda acceptată ajunge mai departe singură.

  • Unde ajută AI

    Un asistent AI poate rezuma un email lung al clientului, poate propune răspunsul și poate completa câmpurile fișei din textul cererii. Agentul verifică și trimite. Nu lăsăm AI-ul să răspundă singur clienților.

Cine se ocupă de CRM-ul tău

Facem aplicații la comandă din 2015, cu peste 70 de proiecte de dezvoltare pentru peste 40 de firme.

  • Specialistul care îți analizează procesul vorbește cu echipa de vânzări și desenează drumul cererilor.
  • Dezvoltatorul construiește CRM-ul și legăturile cu celelalte programe.
  • Administratorul de server se ocupă de serverul pe care rulează aplicația, de copiile de siguranță și de accesul fiecărui om.
  • Asistentul AI verifică datele importate și pregătește rapoartele, iar fiecare rezultat e verificat de un om din echipă.

Ce se schimbă și când se vede

Începem cu un singur flux, de obicei cererile din formularul de pe site și din email. Echipa îl folosește câteva săptămâni, iar noi îl ajustăm după ce vedem cum lucrează oamenii în el. Apoi adăugăm canalele și legăturile care lipsesc.

Prima diferență se vede repede: fiecare cerere are un responsabil și apare într-o listă. Peste câteva luni ai și cifrele pe care nu le aveai: câte cereri intră, pe ce canal, câte devin comenzi și unde se opresc.

Prima versiune

de la 1.790 €

fără TVA

Durata
de obicei 4-8 săptămâni
Depinde de
câte canale și programe trebuie legate

Prețul exact îl spunem după ce vedem procesul.

Întrebări despre sistemele CRM

Ce este un sistem CRM și când are nevoie o firmă de unul?

Un sistem CRM e programul în care stau clienții, cererile și tot ce s-a discutat cu ei. O firmă are nevoie de unul când cererile nu mai încap în memoria a doi-trei oameni. De obicei asta se întâmplă când lucrează mai mulți agenți sau cererile vin pe mai multe canale.

Cât costă un CRM?

Programele CRM gata făcute se plătesc de obicei la abonament, pe utilizator, pe lună. Un CRM construit pe procesul firmei se plătește ca proiect, iar apoi rămân doar găzduirea și mentenanța. La noi, prima versiune pornește de la 1.790 €, fără TVA. Prețul exact îl spunem după ce vedem procesul.

Program CRM gata făcut sau construit pe procesul firmei?

Un CRM gata făcut e o alegere bună când vinzi într-un mod obișnuit și echipa se poate adapta la program. Un CRM construit pe procesul firmei merită când ai pași care nu încap în șablon. Exemple sunt aprobările interne, prețurile pe client sau legăturile cu ERP-ul și cu magazinul. Îți spunem sincer ce variantă se potrivește.

Pot aduce în CRM cererile din formularul de pe site, din Facebook și din telefon?

Da. Formularul de pe site și formularele din Facebook trimit cererile automat. Emailurile de vânzări se pot prelua dintr-o căsuță comună. Apelurile se notează pe fișa clientului, din telefon sau din calculator.

Ce se întâmplă cu datele din Excel?

Le mutăm în CRM la pornire: clienții, contactele și istoricul care merită păstrat. Înainte de import curățăm dublurile, iar după import verificați voi un eșantion. Din CRM poți exporta oricând înapoi în Excel.

Care e diferența dintre CRM și ERP?

CRM-ul ține relația cu clienții: cereri, oferte, discuții. ERP-ul ține operațiunea firmei: stoc, comenzi, facturi, contabilitate. Cele două se pot lega, ca oferta acceptată în CRM să devină comandă în ERP.

Vezi diferențele pe larg

Probleme înrudite: Ofertele durează prea mult · Firma merge pe Excel · Magazinul, ERP-ul și facturarea nu comunică

Spune-ne ce te încurcă

Spune-ne pe ce canale primești cereri și unde le țineți acum. Un dezvoltator se uită pe drumul lor și îți spune pe unde se pierd și ce construim întâi.

sau sună la 031 401 4100, luni-vineri, 09:30-17:30

Sună acum