Echipa pierde ore pe sarcini repetitive

Sarcinile repetitive sunt pașii pe care cineva îi face la fel în fiecare zi: copiază date dintr-un program în altul, trimite același email, alocă sarcini, verifică dacă ceva a întârziat. Cele mai multe au reguli clare, deci se pot face automat. Automatizarea proceselor înseamnă că programele fac pașii aceștia singure. Omul intervine doar unde trebuie decis ceva. AI-ul ajută acolo unde datele vin ca text liber.

Spune-ne ce te încurcăVezi cum construim aplicații pe procesul firmei

O zi de lucru
Omulo zi de lucruCopiere dateDiscuțiiAcelași emailRapoarteOfertăse repetă în fiecare zi, cu aceleași reguliTrei sarcini din cinci se fac la fel, de mână, în fiecare zi.Omulo zi de lucruDiscuțiiOfertăTimp pentru cliențiAutomatprogrameleCopiere dateAcelași emailRapoarteOmul intervine doar undetrebuie decis ceva. Omulo zi de lucruCopiere dateDiscuțiiAcelași emailRapoarteOfertăse repetăîn fiecare zi, cuaceleași reguliTrei sarcini din cinci se fac la fel,de mână, în fiecare zi.OmulAutomatDiscuțiiOfertăTimp pentrucliențiCopiere dateAcelași emailRapoarteprogramele facpașii cu reguliOmul intervine doar undetrebuie decis ceva.
Acum: sarcinile repetitive ocupă mai mult de jumătate din zi.Cu sistemul: aceleași sarcini trec pe banda automată, iar omului îi rămâne timp pentru clienți.

Dimineața, cineva din birou deschide emailurile cu comenzi și le copiază în program. La prânz, trimite clienților același mesaj de confirmare, schimbând doar numele. Seara, face un tabel cu ce s-a livrat și îl trimite șefului. Niciun pas nu e greu. Adunați, ocupă o mare parte din zi și blochează un om care ar putea lucra cu clienții.

Ce arată datele

5,2%

dintre firmele din România cu cel puțin 10 angajați folosesc AI

Sursa: Eurostat, 2025

70%

din timp îl petrec agenții de vânzări cu sarcini care nu sunt vânzare, spun chiar ei

Sursa: Salesforce, State of Sales, 2024

Șase semne că echipa face de mână ce pot face programele

Răspunde cu „da” sau „nu”. Fiecare „da” e o sarcină care se poate automatiza.

  1. Cineva copiază zilnic date dintr-un email, PDF sau program în altul?

    Dacă e „da”: E cel mai des întâlnit proces repetitiv și unul dintre cele mai ușor de automatizat.

  2. Trimiteți aceleași emailuri sau mesaje, schimbând doar numele și cifrele?

    Dacă e „da”: Mesajele se pot genera și trimite automat, la momentul potrivit.

  3. Sarcinile se împart pe oameni de mână, de șeful de echipă?

    Dacă e „da”: Regula de alocare există deja în capul cuiva. Se poate scrie în program.

  4. Afli că ceva a întârziat abia când sună clientul?

    Dacă e „da”: Lipsesc alertele: un termen depășit nu anunță pe nimeni.

  5. Raportul de luni îl face cineva de mână, adunând cifre din mai multe locuri?

    Dacă e „da”: Raportul se poate construi automat din aceleași surse.

  6. Un proces merge doar când e la birou un anumit coleg?

    Dacă e „da”: Pașii nu sunt scriși nicăieri. Automatizarea îi scrie și îi face independenți de om.

De ce rămân sarcinile făcute de mână

  • Programele nu sunt legate între ele

    Când două programe nu își trimit datele, un om face legătura. Copiatul de mână e de obicei semnul unei integrări care lipsește.

  • Procesul a crescut din obișnuință

    Un pas adăugat acum trei ani, pentru un singur client, a rămas pentru toți. Nimeni nu l-a mai pus la îndoială, pentru că „așa se face”.

  • Regulile sunt în capul oamenilor

    Cine primește ce sarcină, când se trimite un memento, ce înseamnă „urgent”. Fără reguli scrise, nimic nu se poate automatiza, iar procesul depinde de cine e la birou.

  • Datele vin ca text liber

    Comenzile pe email, cererile în PDF, mesajele clienților nu au o formă fixă. Aici regulile simple nu ajung, iar până de curând era nevoie de un om care să le citească.

  • Automatizarea pare un proiect mare

    Multe firme cred că automatizarea cere un program nou, scump, pentru toată firma. În practică, se începe cu un singur proces mic și se vede repede dacă merită.

Ce facem înainte să automatizăm ceva

  1. Pasul 1. Facem lista sarcinilor care se repetă

    Specialistul care îți analizează procesul stă cu echipa și notează ce face fiecare om, cât de des și cât durează. Sarcinile care se repetă zilnic, cu aceeași regulă, sunt primele pe listă.

  2. Pasul 2. Alegem procesul-pilot

    Un singur proces, cu reguli clare și cu un câștig ușor de văzut. Nu începem cu procesul cel mai complicat din firmă.

  3. Pasul 3. Verificăm datele și programele

    Vedem de unde vin datele, în ce formă și în ce programe trebuie să ajungă. Verificăm dacă programele au API (felul în care două programe își trimit date automat).

  4. Pasul 4. Decidem dacă e nevoie de AI

    Dacă datele sunt structurate și regula e clară, ajunge o automatizare simplă. AI-ul intră doar unde trebuie citit sau înțeles un text: un email, un PDF, o reclamație. Îți spunem sincer care e cazul tău.

Automatizare procese, de la reguli simple la AI

Automatizăm procesul ales, îl testăm cu echipa și abia apoi trecem la următorul. Fiecare automatizare are un jurnal, ca să vezi ce a făcut, și o alertă, ca să afli când ceva nu merge. Omul rămâne în proces acolo unde trebuie decis ceva.

Exemple din proiectele noastre

Am construit un sistem de tichete și notificări în care fiecare cerere primește automat un responsabil, iar întârzierile anunță singure echipa. Am făcut și o aplicație de service și de logistică pentru un distribuitor de echipamente. Acolo, programările, intervențiile și livrările nu se mai împart de mână.

Tehnologia:

Aplicații construite pe procesul firmei

  • Date mutate automat între programe

    Comenzile, contactele, facturile sau stocurile trec singure dintr-un program în altul. Nu le mai copiază nimeni.

  • Mesaje și mementouri automate

    Confirmarea comenzii, mementoul pentru plată, anunțul că produsul a sosit. Se trimit singure, la momentul stabilit, pe email sau prin SMS.

  • Alocarea sarcinilor și alerte

    Sarcinile se împart după regulile tale: pe zonă, pe tip, pe încărcarea fiecărui om. Când un termen trece, primește alerta cine trebuie.

  • Rapoarte care se fac singure

    Cifrele de care ai nevoie luni dimineață se adună automat din programele firmei, într-un panou de raportare sau într-un email.

  • Automatizare cu AI

    Un asistent AI citește comenzile venite pe email sau în PDF și le scrie în program. Sortează mesajele clienților pe tipuri și propune un răspuns. Omul verifică și aprobă, iar cazurile neclare ajung la el direct.

  • Unelte gata făcute sau aplicație proprie

    Pentru legături simple folosim unelte de automatizare gata făcute, cum sunt n8n sau Zapier. Când procesul are multe reguli sau date sensibile, scriem automatizarea în Laravel, pe serverul tău sau al nostru. Îți spunem de ce am ales una sau alta.

Cine se ocupă de automatizări

Facem aplicații și automatizări din 2015, cu peste 70 de proiecte de dezvoltare pentru peste 40 de firme.

  • Specialistul care îți analizează procesul face lista sarcinilor și alege procesul-pilot împreună cu tine.
  • Dezvoltatorul construiește automatizarea și legăturile cu programele.
  • Administratorul de server se ocupă de serverul pe care rulează automatizările, de jurnale și de accesul la date.
  • Asistentul AI e folosit chiar în automatizări, unde trebuie citit text. Tot el verifică zilnic jurnalele, iar fiecare rezultat e verificat de un om din echipă.

Ce se schimbă și când se vede

Procesul-pilot e ales mic, ca să se vadă repede dacă merită. Echipa îl folosește câteva săptămâni, iar noi corectăm ce nu se potrivește. Abia după ce merge fără intervenții trecem la următorul proces.

Câștigul se vede în timpul omului care făcea sarcina. Îl măsurăm înainte și după, pe același proces, ca să știi dacă merită continuat. Procesul-pilot e gata de obicei în 4-8 săptămâni.

Prima versiune

de la 850 €

fără TVA

Durata
de obicei 4-8 săptămâni

O automatizare cu AI pornește de la 2.790 €, fără TVA.

Prețul exact îl spunem după ce vedem procesul.

Întrebări despre automatizarea proceselor

Ce procese dintr-o firmă se pot automatiza?

Cele care se repetă și au o regulă clară: mutatul datelor între programe, mesajele standard, alocarea sarcinilor, mementourile, rapoartele. Cu AI se pot automatiza și cele în care trebuie citit un text, cum sunt comenzile pe email.

Când e nevoie de AI și când nu?

Nu e nevoie de AI când datele sunt deja într-un program și regula e clară. De exemplu, „trimite factura când comanda e livrată”. E nevoie de AI când trebuie citit sau înțeles un text liber: un email, un PDF, o reclamație. Cele mai multe automatizări dintr-o firmă nu au nevoie de AI.

Automatizare cu n8n sau Zapier sau aplicație proprie?

Uneltele gata făcute sunt bune pentru legături simple între programe cunoscute. O aplicație proprie merită când procesul are multe reguli, când datele sunt sensibile sau când abonamentul ar crește mult cu volumul. Le folosim pe amândouă.

Cum aleg primul proces de automatizat?

Alege un proces care se repetă zilnic, are reguli clare și ia timp unui om. Nu alege procesul cel mai complicat. Un proces-pilot mic arată repede dacă automatizarea merită și cum o primește echipa.

Ce se întâmplă cu datele firmei când folosim AI?

Trimitem către AI doar datele de care are nevoie pentru sarcina respectivă. Lucrăm cu modelele OpenAI, Claude și Gemini, prin conturile pentru firme. Condițiile acestor conturi spun că datele trimise nu se folosesc pentru antrenarea modelelor. Pentru datele sensibile, îți spunem înainte ce pleacă și unde.

Cât timp recuperează echipa?

Depinde de proces și de cât de des se repetă. Măsurăm timpul înainte și după procesul-pilot, ca să ai cifra ta, nu o promisiune generală.

Probleme înrudite: Firma merge pe Excel · Magazinul, ERP-ul și facturarea nu comunică · Clienții sună să întrebe de comandă

Spune-ne ce te încurcă

Spune-ne ce sarcină face cineva din echipă în fiecare zi, la fel. Un dezvoltator îți spune dacă se poate automatiza, cu sau fără AI, și cu ce începem.

sau sună la 031 401 4100, luni-vineri, 09:30-17:30

Sună acum