Firma merge pe Excel

Excelul e bun pentru calcule și liste. Nu mai ajunge când mai mulți oameni lucrează în aceleași date, când fișierele se înmulțesc și când un singur om mai știe formulele. Atunci o aplicație la comandă (software la comandă, construit pe datele și pe pașii firmei) ține datele într-un singur loc. Fiecare om vede ce îi trebuie, iar exportul în Excel rămâne.

Spune-ne ce te încurcăVezi cum construim aplicații pe procesul firmei

Unde stau datele
clienti_final_v3.xlsxclienti_final_v3 (2).xlsxcomenzi_NOU_bun.xlsxpreturi_2026_ok.xlsxraport_luna_FINAL2.xlsxclienti_final_v3 sau clienti_final_v3 (2)? Nu știe nimeni care e bun.AgentȘef de echipăContabilitatefișierele vechi,importate o datăO bază de dateAgentclienții meicomenzile meleȘef de echipătoată echipape etapeContabilitatefacturiîncasăriexportul în Excel rămâne clienti_final_v3.xlsxclienti_final_v3 (2).xlsxcomenzi_NOU_bun.xlsxpreturi_2026_ok.xlsxraport_luna_FINAL2.xlsxAgentȘef de echipăContabilitateCare e versiunea bună?Nu știe nimeni.fișierele vechi, importate o datăO bază de dateAgentclienții meicomenzileȘef de echipătoată echipape etapeContabilitatefacturiîncasăriExportul în Excel rămâne.
Acum: aceleași date stau în fișiere diferite, iar fiecare om lucrează în altul.Cu sistemul: o singură bază de date, cu un ecran pentru fiecare rol.

Lista de clienți e într-un fișier care are în nume „final”, a treia versiune. Comenzile sunt în alt fișier, pe care îl actualizează doi colegi, fiecare în copia lui. Raportul de luni îl face o colegă care știe unde sunt toate formulele. Când pleacă în concediu, raportul nu se mai face. Când două fișiere spun cifre diferite, nimeni nu știe care e cel bun.

Ce arată datele

88%

dintre cele 113 foi de calcul reale auditate aveau erori

Sursa: Journal of Accountancy, 2015, pe datele prof. Ray Panko

1 din 4

foi cu formule din fișierele Excel ale Enron avea erori vizibile

Sursa: TU Delft, 2014

Șase semne că Excelul a ajuns prea mic pentru firmă

Răspunde cu „da” sau „nu”. Fiecare „da” e un loc în care fișierele țin locul unei aplicații.

  1. Aveți mai multe versiuni ale aceluiași fișier și nu e clar care e cea bună?

    Dacă e „da”: Datele nu au o singură sursă. Fiecare copie ajunge să spună altceva.

  2. Un singur om știe cum funcționează formulele sau macrourile?

    Dacă e „da”: Firma depinde de un om pentru o operațiune zilnică.

  3. Raportul săptămânal sau lunar se face de mână, din mai multe fișiere?

    Dacă e „da”: Cifrele se pot aduna automat, din același loc.

  4. S-au șters sau s-au suprascris date din greșeală, fără să observe nimeni?

    Dacă e „da”: Fișierul nu ține istoricul schimbărilor și nici nu oprește greșelile.

  5. Fiecare om vede tot fișierul, inclusiv prețuri sau date pe care nu ar trebui să le vadă?

    Dacă e „da”: Excelul nu are acces pe roluri. O aplicație arată fiecăruia doar partea lui.

  6. Fișierul se deschide greu sau se blochează când lucrează doi oameni în el?

    Dacă e „da”: Datele au crescut peste ce poate ține un fișier.

Cum ajunge o firmă să meargă pe Excel

  • Excelul a crescut odată cu firma

    La început, un tabel era suficient. Apoi s-au adăugat coloane, foi, formule și macrouri. Fișierul a devenit, fără să fi decis cineva, aplicația principală a firmei.

  • Programele gata făcute nu se potriveau

    Firma a încercat un program, dar nu avea câmpurile sau pașii de care era nevoie. Echipa s-a întors la Excel, unde putea pune orice.

  • Datele nu au un singur proprietar

    Fiecare departament își ține lista lui. Vânzările au clienții, logistica are livrările, contabilitatea are facturile. Legătura dintre ele o face un om, de mână.

  • Lipsesc regulile de acces și de verificare

    Un fișier nu știe cine are voie să schimbe o cifră și nu oprește o valoare greșită. Greșelile se descoperă târziu, de obicei în raportul de la final de lună.

Ce facem înainte să înlocuim un fișier

  1. Pasul 1. Facem lista fișierelor care contează

    Specialistul care îți analizează procesul află ce fișiere se folosesc zilnic, cine le completează și cine le citește. De obicei sunt trei-patru fișiere care țin firma.

  2. Pasul 2. Citim formulele și regulile

    Formulele, macrourile și culorile din Excel sunt reguli de lucru nescrise. Le notăm pe toate, ca aplicația să le păstreze.

  3. Pasul 3. Stabilim cine ce vede

    Pentru fiecare rol din firmă notăm ce date vede, ce poate schimba și ce rapoarte primește.

  4. Pasul 4. Verificăm ce programe există deja

    Uneori o parte din date stă deja într-un program de facturare sau într-un ERP (programul de gestiune: stoc, comenzi, facturi). Atunci aplicația le preia de acolo, nu le scrie din nou.

Software la comandă, construit pe datele tale

Construim o aplicație web care ține datele din fișiere într-o bază de date comună. Fiecare om intră cu contul lui, din calculator sau din telefon, și vede doar partea lui. Regulile din formule devin reguli în aplicație, care opresc valorile greșite înainte să ajungă în raport.

Exemple din proiectele noastre

Am construit o aplicație de service și de logistică pentru un distribuitor de echipamente. Intervențiile, piesele și livrările ținute în fișiere separate au ajuns într-un singur loc, cu acces pentru fiecare echipă. Am făcut și CRM-uri care au înlocuit listele de clienți din Excel ale agenților.

Tehnologia: aplicațiile le construim în Laravel. Când datele trebuie să ajungă și pe site sau în magazin, le legăm de WordPress sau de Magento prin API (felul în care două programe își trimit date automat).

Aplicații construite pe procesul firmei

  • Datele într-un singur loc

    O singură listă de clienți, o singură listă de comenzi, fără copii și fără versiuni. Fiecare schimbare se păstrează în istoric: cine a schimbat, ce și când.

  • Acces pe roluri

    Agentul vede clienții lui, șeful de echipă vede toată echipa, contabilitatea vede facturile. Prețurile de achiziție sau salariile nu le mai vede oricine deschide fișierul.

  • Rapoarte și panou de raportare

    Raportul de luni se face singur, din datele introduse în timpul săptămânii. Cifrele importante stau pe un panou de raportare, actualizat tot timpul.

  • Exportul în Excel rămâne

    Orice listă se poate exporta în Excel, pentru cine vrea să facă un calcul în plus. Excelul rămâne unealtă de lucru, nu mai e sursa datelor.

  • Unde ajută AI

    Un asistent AI poate curăța datele vechi la mutare: găsește dublurile, completează câmpurile lipsă și semnalează valorile ciudate, pe care un om le verifică. În aplicație, poate răspunde la întrebări simple despre date, în română, fără să construiești un raport nou.

Cine se ocupă de aplicația ta

Facem software la comandă din 2015, cu peste 70 de proiecte de dezvoltare pentru peste 40 de firme.

  • Specialistul care îți analizează procesul citește fișierele și formulele și stabilește cu tine cine ce vede.
  • Dezvoltatorul construiește aplicația și mută datele din fișiere.
  • Administratorul de server se ocupă de serverul pe care rulează aplicația, de copiile de siguranță zilnice și de conturi.
  • Asistentul AI ajută la curățarea datelor la mutare, iar fiecare rezultat e verificat de un om din echipă.

Ce se schimbă și când se vede

Începem cu fișierul care încurcă cel mai mult. Prima versiune a aplicației îl înlocuiește doar pe el, iar echipa lucrează în paralel câteva zile, ca să compare cifrele. După ce cifrele se potrivesc, fișierul vechi rămâne doar pentru arhivă.

Prima schimbare se simte imediat: nimeni nu mai caută versiunea bună. Apoi se mută, pe rând, și celelalte fișiere.

Prima versiune

de la 1.790 €

fără TVA

Durata
de obicei 4-8 săptămâni

Prețul exact îl spunem după ce vedem procesul.

Întrebări despre înlocuirea Excelului

Când nu mai ajunge Excelul pentru o firmă?

Când mai mulți oameni lucrează în aceleași date și apar versiuni diferite. La fel când un singur om știe formulele sau când greșelile se văd abia în raportul de la final de lună. Excelul rămâne bun pentru calcule. Nu e făcut să țină operațiunea zilnică a unei firme.

Ce se întâmplă cu datele din fișierele existente?

Le mutăm în aplicație la pornire, după ce le curățăm de dubluri și de greșeli. Înainte de mutarea finală, echipa verifică un eșantion. Fișierele vechi le păstrezi pentru arhivă.

Pot exporta în continuare în Excel?

Da. Orice listă din aplicație se poate exporta în Excel. Diferența e că Excelul devine o copie pentru calcule, nu locul în care stau datele.

Cât costă o aplicație la comandă?

Depinde de câte date, câte roluri și câte legături cu alte programe are. La noi, prima versiune pornește de la 1.790 €, fără TVA. Prețul exact îl spunem după ce vedem procesul. După lansare rămân găzduirea și mentenanța.

Aplicație la comandă sau program gata făcut?

Dacă un program gata făcut acoperă ce faci și echipa se adaptează la el, e de obicei alegerea mai ieftină. Aplicația la comandă merită când procesul tău nu încape în niciun program sau când ai încercat deja și echipa s-a întors la Excel.

Cine are acces și ce vede fiecare?

Stabilim împreună rolurile înainte să construim. Fiecare om intră cu contul lui și vede doar datele rolului său. Fiecare schimbare rămâne în istoric, cu numele celui care a făcut-o.

Probleme înrudite: Echipa pierde ore pe sarcini repetitive · Leadurile se pierd între email, telefon și Excel · Ofertele durează prea mult

Spune-ne ce te încurcă

Spune-ne ce fișier ține firma în picioare și câți oameni lucrează în el. Un dezvoltator îți spune ce se poate muta într-o aplicație și cu ce începem.

sau sună la 031 401 4100, luni-vineri, 09:30-17:30

Sună acum